یک نرم افزار حسابداری خوب چه ویژگی هایی را باید داشته باشد؟

امروزه نرم افزار های حسابداری، نقش جدانشدنی را در علم حسابداری بازی می کنند. حسابداران، با استفاده از نرم افزارهای حرفه ای که برای ثبت و گزارش دهی امور مالی یک واحد اقتصادی طراحی شده اند، محاسبات گسترده و پیچیده حسابداری را تجزیه کرده و به بخش های کوچک و شفاف تری تبدیل می نمایند و از این طریق، مدیران را در ارائه تصمیمات صحیح و به موقع یاری می نمایند.

تسریع در انجام امور مالی و حسابداری، یکی از مهم ترین کاربرد نرم افزار حسابداری در یک واحد اقتصادی است؛ نرم افزار حسابداری قدرتمند و کاربردی، نرم افزاری است که بتواند امور محول شده حسابداری را با کوتاه ترین روش، در طبقه بندی صحیح خود ثبت نموده و نگهداری کند و با آسان ترین روشهای ممکن، بتواند گزارشی را که از منابع صحیح ثبت شده در نرم افزار استخراج شده است را ارائه نماید؛ یکی از کاربردی ترین قسمتهای مورد استفاده برای گزارشات متنوع و دقیق، که نقش بسیار پر رنگی در تصمیم گیری دارد، در تهیه صورتهای مالی است.

در اینجا سعی می شود مهم ترین ویژگی های یک نرم افزار حسابداری ایده آل را ذکر نموده و توضیحاتی در این خصوص ارائه گردد.

نرم افزار حسابداری

ویژگی های یک نرم افزار حسابداری ایده آل

• از سرعت بالایی برخوردار باشد.

نرم افزارها اصولا برای تسریع و تسهیل در امور به وجود آمده اند؛ نرم افزاری که بتواند بیشترین کار را در کمترین زمان ممکن انجام دهد، یک نرم افزار ایده آل به شمار می آِید. 

یکی از مشکلات اساسی که حسابداران همیشه با آن دست وپنجه نرم میکنند، مشکل کمبود زمان و گستردگی امور است؛ نرم افزار حسابداری قوی، راه حلی برای مدیریت زمان و تسریع امور برای یک حسابدار به حساب می آید. 

حسابداران در طول ساعات کاری، چندین بار به قسمتهای مختلف نرم افزار مراجعه کرده و اطلاعات لازم را استخراج و یا بارگذاری می نمایند؛ در صورتی که نرم افزار مورد استفاده از سرعت کافی برای رفتن به قسمتهای مختلف برخوردار نبوده و باعث ایجاد تعلل در انجام امور مالی گردد، موجب خستگی و کاهش بهره وری حسابداری گردیده و نتایج بدست آمده قابل قبولی نخواهد داشت.

• توانایی ارائه گزارش های مناسب و کاربردی داشته باشد.

گزارشگری مالی، یکی از مهمترین قسمتهای حرفه حسابداری به شمار می رود؛ این گزارشها که برای رسیدن به اهداف واحد اقتصادی و تصمیم گیری های به موقع و صحیح مورد استفاده مدیران قرار می گیرد، باید به صورت دقیق و کاربردی تهیه و شرایط لازم برای تجزیه و تحلیل آن را فراهم آورند.

• از رابط کاربری بالایی برخوردار باشد.

وجود رابطه کاربری قوی و در عین حال ساده، برای انجام امور روزانه مالی، یکی از مهم ترین ویژگی های نرم افزار حسابداری به شمار می رود؛ حسابدار در استفاده از یک نرم افزار حسابداری، باید به راحتی و بدون هیج معطلی، به قسمتهای مختلف رجوع نموده و نیازهای خود را به راحت ترین روش ممکن برطرف نماید. استفاده از میانبر ها، استفاده از ابزار مورد نیاز و ظاهر جذاب و کاربردی، از جمله عواملی است که از خسته شده کاربر جلوگیری نموده و می تواند او را به مسیری که می خواهد هدایت نماید.

نرم افزار حسابداری حرفه ای

• استفاده از سطوح مختلف حسابها

این مورد که یکی از قسمتهای حرفه ای حسابداری به شمار می آید، یکی از مهم ترین موضوعات حسابداری در شرکتهای بزرگ می باشد؛ نرم افزارهای چند سطحی، به حسابدار این امکان را می دهند که در طبقه بندی و کدینگ حسابها، بهتر عمل کرده و موضوعات مختلف مالی را به خوبی از هم تفکیک نمایند.

• امکان استخراج گزارشات به اکسل

نرم افزارهای حسابداری که به صورت حرفه ای طراحی شده اند، در قسمتهای مختلف گزارشات، امکان استخراج گزارش به صورت فایل اکسل را فراهم می نمایند؛ این کار، موجب کنترل راحت تر در اموری مانند مغایرت گیری و تغییراتی که نباید در محیط نرم افزار انجام شده و یا قابل انجام نمی باشد، کاربرد گسترده ای دارد.

• پشتیبانی مناسب

امروزه نرم افزارهای مالی بسیار زیادی به بازار عرضه شده اند و روزبه رو بر تعداد آنها افزوده نیز می شود؛ خریداران این نرم افزارها، همیشه به کسانی که بتوانند به صورت مداوم و به آسانی در مورد کارایی و نحوه استفاده از قسمتهای مختلف آن پشتیبانی نموده و در دسترس باشند، نیاز دارند. هم اکنون برای پشتیبانی، نیازی به حضور فیزیکی نماینده شرکت فروشنده نرم افزار نیست و برای این کار، در مرحله اول با تلفن و در صورت نیاز از طریق ریموت کنترل امکان پشتیبانی وجود خواهد داشت.

• سازگاری با قوانین و استانداردهای حسابداری

سازگاری با قوانین و استانداردهای حسابداری، اولین پیش شرط خرید یک نرم افزار حسابداری است؛ نرم افزاری که تابع قوانین جاری کشور نبوده و نتواند از استانداردهای حسابداری پیروی نماید، مشکلات زیادی را برای حسابداران و در نهایت واحد اقتصادی به وجود خواهد آورد.

نرم افزار حسابداری

• قابلیت بروز رسانی و امکان ارتقاء

معمولا قوانین و استانداردهای حسابداری به صورت ثابت نبوده و قابل تغییر هستند؛ این موضوع که در کشور ما بیشتر صدق می کند، هر چند سال یک بار رخ داده و باعث تغییرات در قوانین و استانداردهای حسابداری می گردد. برای حل مشکلات به وجود آمده ناشی از تغییرات این چنینی، موضوع بروز رسانی و امکان ارتقای آن موضوعیت پیدا کرده و می تواند مشکلات بوجود آمده در این خصوص را مرتفع نماید.

• امنیت

در دنیای کنونی، کلمه امنیت یکی از کلماتی است که از اهمیت بسیار زیادی برخوردار بوده و روشهای مختلفی برای ایجاد آن به کار برده می شود؛ از سوی دیگر، اطلاعات مالی یک واحد اقتصادی، به عنوان با اهمیت ترین موضوع آن محسوب شده و باید از آن به صورت مناسبی محافظت گردد. طراحان نرم افزارهای حسابداری قوی و حرفه ای، از روشهای مختلفی برای ایجاد امنیت و کنترل دسترسی کاربران استفاده می کنند.

• قیمت مناسب

در بسیاری از واحد های اقتصادی، یکی از ملاک های مورد توجه برای صاحبان آن، قیمت نرم افزار حسابداری است؛ شاید برخی از افراد ارزش بالای یک نرم افزار حرفه ای حسابداری را بسیار فراتر از قیمت آن بدانند، اما این بدین معنی نیست که فقط روی این موضوع متمرکز شده و نسبت قیمت آن با امکانات و توانایی های آن در نظر گرفته نشود. یک نرم افزار حرفه ای، قیمت را بر اساس توانایی ها و امکاناتی که در آن طراحی شده است، تعیین می نماید.

نرم افزار حسابداری